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Politique de la confidentialité de Natation Canada

Section de la politique:  Gestion de l’information

Sous-section de la politique:  Confidentialité

Titre de la politique:  Politique de la confidentialité

Déclaration de la politique

Swimming/Natation Canada (SNC) protège et conserve confidentielle toute l’information personnelle de ses membres, employés et bénévoles.

La collecte de l’information personnelle doit se limiter à ce qui est nécessaire aux fins identifiées par Swimming/Natation Canada ci-dessous. L’information doit être recueillie par des moyens justes et légaux.

Sauf dans les cas décrits dans cette politique, l’information personnelle n’est pas dévoilée à de tierces parties sans le consentement préalable du membre ou de ses parents/tuteurs. Des formulaires de consentement signés sont conservés en dossier par le club jusqu’à ce que le membre désire retirer son consentement ou quitte l’organisation.

SNC donnera aux membres leur information personnelle telle qu’elle apparaît dans la banque de données SwimDirect dans les 30 jours suivants la réception d’une demande écrite et une vérification d’identité par le régistraire. Les membres doivent pouvoir vérifier la précision et l’état complet de l’information et la modifier au besoin.

Les membres doivent pouvoir envoyer toutes leurs questions au sujet du respect de la politique au régistraire de SNC.

Objectif

SNC doit respecter la Loi de la protection de l’information personnelle et des documents électroniques en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la diffusion de l’information personnelle. L’objectif de cette politique est de gérer la collecte, l’utilisation et la diffusion de l’information personnelle d’une manière qui reconnaît les droits à la confidentialité des personnes en ce qui concerne leur information personnelle et les besoins de Swimming/Natation Canada de recueillir, utiliser ou diffuser l’information personnelle.

Cette information est recueillie aux fins de:

a) assurer que nos athlètes s’entraînent et font de la compétition dans un environnement d’âge approprié;

b) établir l’éligibilité des athlètes pour la sélection dans des équipes de natation;

c) établir des dossiers médicaux pertinents et une banque de données des performances pour aider les entraîneurs à prendre des décisions dans un environnement de compétition ou d’entraînement d’une équipe nationale;

d) faire des rapports non identifiant, des statistiques démographiques de participation pour des bailleurs de fonds, des commanditaires et d’autres tierces parties autorisées;

e) publier les noms, les genres, les âges, les affiliations de clubs des athlètes dans notre site Internet ou dans des résultats, des communiqués de presse et des rapports de classement; et

f) établir des contacts directs avec les membres, les bénévoles et les employés tels que nécessaire pour la gestion de l’organisation.

L’information personnelle est conservée par SNC pour la durée de la participation d’un membre à des programmes nationaux ou provinciaux. À la fin de chaque saison de compétition (31 août), l’information est archivée et n’est réactivée que pour les membres qui se réinscrivent dans leur OPS. Toute l’information non actuelle permettant une identification (six (6) ans et plus) est complètement purgée des banques de données de SNC. L’information ne permettant pas l’identification est conservée à des fins démographiques, statistiques et d’analyse de performances. Des listes imprimées sont conservées au bureau national pour une période d’au plus deux ans, après quoi elles sont détruites.

Demande

Swimming/Natation Canada demande le consentement de ses membres pour recueillir et utiliser l’information personnelle, principalement à des fins d’enregistrement et de performances. L’information personnelle doit inclure le nom, l’adresse, la date de naissance, le genre, l’affiliation de club, la catégorie de NAH (si c’est le cas), la déclaration autochtone (si c’est le cas), les adresses de courriel et les numéros de téléphone. L’information personnelle de performances doit inclure l’historique médical, les allergies, l’historique des blessures, les médicaments actuels et l’information anthropométrique. L’information personnelle d’enregistrement et de performances est inscrite électroniquement dans une banque de données nationale qui vise à conserver la précision, la sécurité et l’accès limité. Des listes imprimées sont aussi conservées dans un endroit à accès limité au bureau de SNC.

La banque de données d’enregistrement, conçue et conservée à jour par Metasport Systems Inc. a été garantie sécuritaire et l’information personnelle n’est pas accessible d’aucune manière pour le public en général. Chaque régistraire de club a accès à la banque de données uniquement en ce qui concerne les membres de son propre club. Chaque régistraire d’association provinciale a accès à la banque de données uniquement en ce qui concerne ses membres provinciaux enregistrés. SNC, en tant qu’organisation de parrainage, peut accéder à l’information personnelle recueillie sur tous ses membres enregistrés. L’accès du personnel de SNC est limité au régistraire de SNC et l’information est rendue disponible aux employés de SNC uniquement en fonction des objectifs indiqués ci-dessus.

La banque de données des performances est conçue et conservée à jour par le service des performances des sciences du sport de PacificSport et a été garantie aussi sécuritaire. L’information personnelle n’est pas accessible d’aucune manière pour le public en général. L’accès est réservé au directeur technique de SNC, à l’équipe d’amélioration des performances, aux entraîneurs nationaux et à l’entraîneur personnel du nageur uniquement à des fins reliées à l’entraînement et aux performances.

Les associations provinciales de natation ou les organisations provinciales sportives au Canada (OPS) sont des filiales de SNC à des fins de rapports selon cette politique. Puisque les OPS ont un lien plus direct avec les membres, les OPS doivent obtenir le consentement des membres pour recueillir et remettre à SNC l’information personnelle uniquement aux fins indiquées ci-dessus.

Le retrait du consentement pour l’utilisation de l’information personnelle doit être envoyé par écrit à l’OPS.

Responsabilité

Organisme

Action

Coordonnatrice des services aux membres de SNC (Régistraire/Officier de la confidentialité) – Anne Nicholls

Est la personne désignée pour superviser la procédure de collecte de l’information et est à la limite responsable du respect de cette politique.

Régistraires des clubs de natation

Conservent un formulaire de consentement signé en dossier pour chaque athlète.

OPS

Chaque OPS doit remettre à SNC une déclaration écrite que l’information reçue a été diffusée avec le consentement pour les objectifs de SNC.

Limites

Non identifiées.

Références

Non identifiées.

Revu et approuvé

Revu par le comité P & G de SNC le 23 mai 2006

Approuvé par le conseil d’administration de SNC le 3 juin 2006

 

 

 

 

 

RÉSEAU NATATION CANADA